Sensibilisation accrue à la vie privée
La cause la plus courante de violation de la vie privée est l’erreur humaine. Cela peut être la perte d’appareils portables non cryptés, le partage / la divulgation de mots de passe ou la possibilité de voir toutes les adresses e-mail dans les e-mails de masse. La formation sur la confidentialité peut aider à éviter ces types d’erreurs en s’assurant que les employés comprennent leurs rôles et obligations en vertu des lois et politiques applicables. En plus d’être une bonne pratique, la formation à la protection de la vie privée est désormais exigée par la loi dans de nombreux pays. Les organisations axées sur les données doivent également examiner attentivement la formation spécifique à la confidentialité des rôles afin de garantir que les données personnelles sont traitées légalement. Un programme de formation complet devrait comprendre:
- Formation générale sur la confidentialité pour tous les employés;
- Formation spécifique au rôle; et
- Mises à jour régulières de la formation.
Formation générale sur la confidentialité
Une formation générale sur la confidentialité devrait être obligatoire pour tous les employés. Cette formation devrait, au minimum, s’assurer que les employés sont conscients que les lois s’appliquent à la collecte, l’utilisation, le stockage et la divulgation des informations personnelles, et le non-respect de ces lois peut avoir des conséquences à la fois pour l’individu et l’organisation. Il doit fournir des informations sur les propres politiques de confidentialité de l’organisation, y compris où trouver ces politiques et qui elles peuvent et doivent contacter si elles ont besoin de conseils. Les employés doivent être formés sur la façon de reconnaître et de répondre aux demandes de renseignements, aux plaintes et aux demandes d’accès à la vie privée, y compris comment et quand transmettre ces questions aux personnes au sein de l’organisation qui sont responsables du respect de la vie privée. Enfin, la formation sur la confidentialité doit garantir que tous les employés savent comment et quand signaler les incidents de confidentialité réels ou suspectés.
Formation sur la confidentialité spécifique au rôle
La formation de tous les employés aux principes juridiques généraux de confidentialité est un début. La formation ciblée et spécifique au rôle des groupes d’employés concernés est un domaine dans lequel les organisations avant-gardistes peuvent obtenir un avantage concurrentiel. Par exemple:
Technologie de l’information - La sécurité sera au cœur de la formation du personnel informatique. Le personnel informatique devra comprendre les exigences légales pour mettre en œuvre des mesures de sécurité technologiques adaptées à la sensibilité des informations, afin d’aider l’organisation à se conformer aux obligations légales.
Marketing - La formation pour les employés du marketing devrait aborder les exigences de consentement applicables à l’utilisation des informations personnelles à des fins de marketing, y compris l’exigence d’un nouveau consentement pour utiliser ces informations à de nouvelles fins. Les employés du marketing devraient également recevoir des informations sur les développements juridiques applicables à leur fonction, tels que la législation anti-spam. Les employés qui créent régulièrement des campagnes basées sur les données doivent également comprendre quand ils doivent demander des conseils sur les questions de confidentialité.
Rester à jour
Le droit à la vie privée se développe rapidement dans le monde entier. Les organisations sont rarement statiques, et la façon dont elles collectent, utilisent et divulguent les informations personnelles change avec le temps. Il est important que les employés reçoivent une formation sur toute nouvelle exigence ou restriction résultant de changements juridiques, organisationnels ou politiques. Cela garantit que tout employé est parfaitement formé à la protection de la vie privée et comprend comment cela s’applique à ses responsabilités quotidiennes.
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